Unser Kunde
Scout24 ist das führende Schweizer Netzwerk von Online-Marktplätzen. Dazu gehören Plattformen aus den Bereichen Fahrzeuge (AutoScout24 und MotoScout24), Immobilien (ImmoScout24), Kleinanzeigen (anibis.ch) und Finanz- und Versicherungsthemen (FinanceScout24). Das Portfolio von Scout24 generiert über alle Marktplätze hinweg pro Monat rund 34 Millionen Visits. Dank innovativen Technologien und Dienstleistungen gehört Scout24 zu den führenden Internetunternehmen der Schweiz.
Die Welt vor Corona
Wie bei vielen anderen Unternehmen auch, herrschte bei Scout24 am Standort Flamatt die Philosophie, möglichst viele Arbeitsplätze auf möglichst wenig Raum einzurichten, um die vorhandene Fläche optimal und wirtschaftlich zu nutzen. Angesichts des schnellen Wachstums der Firma entstanden Platzprobleme, denn vor der Corona-Pandemie waren grundsätzlich alle Mitarbeitenden jeden Tag vor Ort und alle Mitarbeitenden hatten ihren fix zugeteilten Arbeitsplatz. Eine der wichtigsten Herausforderungen war die Tatsache, dass zu wenig Meetingräume und Rückzugsorte vorhanden waren – etwa für spontane Besprechungen, die mitunter sehr zeitintensiv wurden, da die Suche nach einem geeigneten Ort lange dauerte. Auch Telefongespräche wurden durch das enge Aufeinandersitzen zu einem grossen Störfaktor. Weiter wurden Haptik und Optik grösstenteils vernachlässigt: Die Räumlichkeiten waren grau und nicht lebendig. Auch Ergonomie war ein Fremdwort (mehr zum Thema Ergonomie finden Sie hier). All diese Umstände hatten grosse Auswirkungen auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und dementsprechend auch deren Effizienz. Sie fühlten sich nicht rundum wohl und forderten zum Teil ganz offen eine neue Arbeitsumgebung, die ungestörtes und effizientes Arbeiten ermöglicht. Zu einem späteren Zeitpunkt – nach dem Ausbruch der Pandemie – entstanden zudem neue Ansprüche an die Büroräumlichkeiten: Durch die Verlagerung in das Homeoffice ergaben sich neue Arbeits- und Meetingformen, die ein neues Einrichtungskonzept quasi unumgänglich werden liessen.
Zeit für einen Modern Workplace
Thomas Willi, Workplace und Facility Manager bei Scout24, leitete deshalb das Projekt «Neue Arbeitswelt» in die Wege, das die Umgestaltung der Bürolandschaft in Flamatt zum Ziel hatte. Seine Vorstellung davon, wie die zukünftigen Räumlichkeiten aussehen sollten, war relativ konkret: Es sollte wohnlich werden, mit Farbtupfern und verschiedenen konventionellen bis aussergewöhnlichen Dekorationselementen. Das Konzept sollte zudem einem Modern Workplace und somit den Anforderungen einer zeitgemässen Arbeitsumgebung entsprechen (mehr zum Thema Modern Workplace finden Sie hier). Thomas Willi ging es jedoch in erster Linie darum, alle Mitarbeitenden miteinzubeziehen und die neuen Büroräume vor allem nach deren Geschmack zu gestalten. Deshalb holte er in Umfragen und Gesprächen schon vor dem Projekt bei den Mitarbeitenden Vorschläge und Feedbacks ein, um die Richtung des Projekts bestimmen zu können. Für die weitere Planung und die konkrete Umsetzung des Projekts zog sich der Workplace und Facility Manager Unterstützung heran. Angesichts des Ziels, eine wohnliche und gemütliche Arbeitsatmosphäre zu schaffen, wollte er mit einem kleinen, familiären Betrieb zusammenarbeiten. Die Wahl fiel hierbei auf die Firmen Berther Bürogestaltung, die bei Scout24 bereits Lieferantin war. Gewisses Mobiliar wurde zudem von der Firma Lista Office geliefert, die ebenfalls schon mit Scout24 zusammengearbeitet hatte. Die Transparenz untereinander war Thomas Willi sehr wichtig und jedes Unternehmen wusste über diese Konstellation Bescheid.
Projekt-Take-off
Das Projekt startete im Mai 2020 mit einem Erstgespräch zwischen Cécile Berther und Thomas Willi. Zusammen erarbeiteten sie eine gemeinsame Vision: Die neue Arbeitswelt von Scout24 sollte so gestaltet werden, dass die Mitarbeitenden sich im Büro wohlfühlen und gerne zur Arbeit kommen. Die Covid-19-Pandemie hatte im Zusammenhang mit der Neumöblierung auch gute Seiten. Das Homeoffice wurde in dieser Zeit zwangsläufig zur neuen Arbeitsform und Scout24 begann schon früh, ein Konzept für die Zeit nach Corona auszuarbeiten. Es wurde beschlossen, eine neue Arbeitsform zu implementieren, die eine Kombination aus Homeoffice sowie dem Arbeiten vor Ort und somit die Einführung von FlexDesks vorsieht. Mit diesen Massnahmen sollte das Platzproblem elegant gelöst werden. Es sollte mehr Raum zwischen den Arbeitsplätzen sowie Alternativen zum klassischen Schreibtisch geschaffen werden, beispielsweise durch Rückzugszonen mit Sofas oder Stehtischen. Zudem war vorgesehen, dringend benötigte Meeting- und Collaboration-Zonen einzurichten. Auch Ergonomie und Wohlbefinden sollten nun einen wichtigen Stellenwert erhalten.
Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden als Taktgeber
Nachdem ein allgemeiner Projektbeschrieb mit einem Grobbudget ausgearbeitet worden war, präsentierte Thomas Willi diesen der Geschäftsleitung von Scout24. Nach der Freigabe des Projekts begann Berther Bürogestaltung ziemlich rasch mit der Datenerhebung des IST-Zustandes. So wurden zum einen die bestehenden Grundrisse und das Mobiliar der Bürolandschaft betrachtet, zum anderen wurden über 60 Mitarbeitenden-Interviews durchgeführt. Thomas Willi war es wichtig, Mitarbeitende aller Hierarchiestufen und Tätigkeitsbereiche miteinzubeziehen, damit die ganze Firma abgebildet wurde. Durch die von Berther Bürogestaltung durchgeführten Interviews wurde also ermittelt, welche Wünsche und Bedürfnisse die Mitarbeitenden in Bezug auf ihre Arbeitsumgebung äussern. Vor allem die Forderung nach separaten Meeting-Räumlichkeiten und Rückzugsorten, wo konzentriert und fokussiert gearbeitet werden kann, war sehr präsent. Die Tatsache, dass es keine fixen Arbeitsplätze mehr geben würde, brachte einen neuen Anspruch mit sich: Trotz der freien Platzwahl sollte es für die einzelnen Teams möglich sein, sich in Inseln zusammenzusetzen, damit die teilweise erforderliche räumliche Nähe garantiert war. Auch wurde genügend Stauraum für persönliche Sachen gewünscht, der auch einfach transportierbar ist. Alle diese Feedbacks und Inputs wurden anschliessend zu einem für Scout24 passenden Konzept verarbeitet. Dieses bestand vorerst aus dem Grundriss mit Mobiliar, wobei die konkreten Möbel noch nicht bestimmt wurden. Berther Bürogestaltung präsentierte dieses Konzept sowohl der Geschäftsleitung als auch den Teamleitenden der verschiedenen Arbeitsbereiche von Scout24 und holte Feedback ein. Zudem wurde ein Investitionsantrag gestellt. Nach einigen Anpassungen wurde das Konzept Anfang 2021 freigegeben.
Vom Plan zur Realität
Nach der Freigabe widmete sich Berther Bürogestaltung nun der provisorischen Produktwahl. Dabei hatte das Unternehmen von Scout24 freie Hand bekommen. Weiter erarbeitete Berther Bürogestaltung fünf Farbkonzepte, von denen die Geschäftsleitung drei aussuchte, aus welchen wiederum die Mitarbeitenden in Form einer Abstimmung die definitive Variante auswählten. Nun glich Berther Bürogestaltung die Farben mit den Produkten ab, was sich laut Cécile Berther von Berther Bürogestaltung als grosse, aber auch spannende Herausforderung herausstellte. Die Produkte mussten allen Vorgaben in Bezug auf die Grundrisse, das Budget und das Farbkonzept entsprechen. Nicht alle Produkte waren aber immer in den gewünschten Farben verfügbar, weshalb teilweise nochmals gewisse Änderungen vorgenommen werden mussten. Berther Bürogestaltung erstellte nun Renderings, die Scout24 vorgelegt wurden. Nach der Freigabe startete Berther Bürogestaltung den Bestellprozess. Dieser gestaltete sich zum Teil etwas mühselig, da sich durch die Pandemie die Lieferfristen stark verlängerten und das Projekt dadurch etwas in Rückstand geriet.
Pandemie-bedingte Lieferschwierigkeiten: eine Challenge
Da man den Mitarbeitenden den Projektzeitplan sehr transparent kommuniziert hatte, führten die Verzögerungen trotz Verständnis teilweise auch zu Unmut. Im Juli 2021 kehrte man bei Scout24 ins Büro zurück, wo der Umbau teilweise noch voll im Gang war. Dementsprechend war das neue Layout noch nicht ersichtlich, und es musste manchmal in ungewohnten Konstellationen gearbeitet werden. Die Mitarbeitenden waren verunsichert und teils frustriert, da das neue Büro nun schlechter eingerichtet war als das alte oder das Homeoffice. Kommunikativ konnte man diese Missstimmung aber laut Marisa Fetzer, Corporate Communications Manager von Scout24, gut abfangen. Berther Bürogestaltung und Thomas Willi machten das Beste aus den Lieferschwierigkeiten, zog gewisse Aufgaben vor und arbeitete parallel an verschiedenen Aspekten. Alle Möbel, Accessoires und Pflanzen wurden sorgfältig platziert, um eine ideale Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Ende September wurde das Projekt mit ungefähr anderthalb Monaten Verspätung erfolgreich abgeschlossen. Es soll an dieser Stelle auch gesagt sein: Die Pandemie hatte für das Projekt durchaus seine Vorteile. Aufgrund der Tatsache, dass die Büroräumlichkeiten fast während des gesamten Umbauprozesses Corona-bedingt grösstenteils unbesetzt waren, wurden nur wenige Mitarbeitende durch Renovationslärm oder -hektik gestört. Es musste also weniger Rücksicht genommen werden und das Einrichtungsteam konnte frei arbeiten.
Die schöne neue Arbeitswelt
Die Scout24-Mitarbeitenden erfreuen sich nun seit Ende September 2021 einer heimeligen, farbenfrohen und motivierenden Arbeitsumgebung auf drei Stockwerken. Während die Möblierung auf allen Etagen identisch ist, wurde die Dekoration an den jeweiligen Geschäftsbereich angepasst. Bei AutoScout24 findet man sowohl eine Zone im Auto-Look mit Sofas aus alten Autositzen, Auto- und Motobüchern als auch eine Zone mit einer Vespa-Bar. Die ImmoScout24-Arbeitswelt ist wie eine Wohnung aufgebaut, wobei Küche, Wohnzimmer und Terrasse als Besprechungszimmer fungieren. Bei anibis.ch ist die Dekoration ganz auf das Motto «Flohmarkt» ausgerichtet. So wurden die Telefonzellen beispielsweise mit Flohmarktbildern verziert. Die Mitarbeitenden sind sehr glücklich mit der Umsetzung des Grossprojekts und betrachten das Resultat als grossen Gewinn gegenüber den früheren Räumlichkeiten. Durch die Rückzugsorte und die allgemein ruhigere Atmosphäre kommt man besser aneinander vorbei und es lässt sich effizienter arbeiten. Auch die Dekoration mit den verschiedenen Eyecatchern wird sehr gelobt. Sie sind nicht nur für die Mitarbeitenden selbst ein Hingucker, sondern auch ein Highlight für Gäste und Externe.
Neuer Schub für das Unternehmen
Durch das neue Homeoffice-System sind die Scout24-Mitarbeitenden unterschiedlich viel vor Ort im Büro. Dadurch haben die Mitarbeitenden jeweils keinen Fixplatz mehr, sondern dürfen grundsätzlich irgendwo im Büro arbeiten, wobei es auch fest zugeordnete Flächen für die einzelnen Teams gibt. Zu Beginn musste aufgrund dieser Tatsache bei den Mitarbeitenden ein Umdenken stattfinden, unterdessen habe man sich aber laut Thomas Willi daran gewöhnt. Der Workplace und Facility Manager ist sehr erfreut über das Ergebnis des Projekts. «Es macht Freude, durch die farbigen, wohnlichen Räumlichkeiten zu gehen und zu wissen, dass praktisch jeder Input von den einzelnen Mitarbeitenden in der einen oder anderen Art umgesetzt werden konnte. Die nicht ganz unbeträchtliche Investition in die Zukunft der Firma hat sich gelohnt und hat dem Unternehmen einen neuen Schub gegeben», erzählt Thomas Willi.
Eine erfreuliche Partnerschaft
In Bezug auf ihre Partnerschaft sind sowohl Scout24 als auch Berther Bürogestaltung sehr zufrieden. Die beiden Unternehmen arbeiteten sehr eng zusammen, was Herr Willi sehr schätzte. Bei Scout24 war er allein für das Projekt «Neue Arbeitswelt» verantwortlich und froh über die souveräne Unterstützung von Berther Bürogestaltung. Es war ihm wichtig, dass das Projekt ganz im Sinne der Scout24-Mitarbeitenden sowie seiner konkreten Vorstellung ausgeführt wurde. Dieses klare Bild traf auf das Fachwissen und die Routine der erfahrenen Firma Berther Bürogestaltung und alle diese Faktoren galt es, aufeinander abzustimmen. Die beiden Partner fanden sich aber schnell und man konnte sich rasch auf eine gemeinsame Lösung einigen. Auch Reibungspunkte konnte man durch eine direkte und respektvolle Kommunikation stets rasch beseitigen. Thomas Willi konnte sich auf die Firma Berther Bürogestaltung verlassen und hat die stete Transparenz sowie die kompetente Arbeitsweise sehr zu schätzen gewusst. Auch Marisa Fetzer ist mit Berther Bürogestaltung sehr zufrieden: «Berther hat das nötige Know-how für ein solches Projekt. Das Unternehmen weiss, wie ähnliche Projekte in anderen Firmen umgesetzt wurden, bringt somit gute Ideen mit und liefert eine erstklassige Beratung.»
Ein gelungenes Grossprojekt
Mit seinem Know-how hat das Unternehmen Berther Bürogestaltung die engen, lauten und grauen Räumlichkeiten von Scout24 in eine ruhige, gemütliche, moderne und farblich akzentuierte Bürolandschaft verwandelt. Bis auf Corona-bedingte Lieferschwierigkeiten und eine daraus resultierende Verzögerung des Projektabschlusses verlief die Planung und Umsetzung des Grossprojekts reibungslos. Durch die enge Zusammenarbeit von Scout24 und Berther Bürogestaltung konnte alles wunschgemäss umgesetzt werden: Sowohl die konkreten Vorstellungen vom Projektverantwortlichen Thomas Willi als auch die zahlreichen Wünsche und Inputs der Mitarbeitenden wurden berücksichtigt. Der Standort Flamatt wurde innerhalb von anderthalb Jahren also zur Büro-Oase, wo sich Mitarbeitende nun wohlfühlen und dementsprechend effizient arbeiten können. Das Projekt «Neue Arbeitswelt» ist somit durch und durch gelungen – die Begeisterung der Mitarbeitenden von Scout24 bezeugt dies.
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